POLÍTICA DE RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES - Global EdgeUno Inc

Políticas y directrices

Objeto

EdgeUno tiene la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de las legislaciones nacionales aplicables de protección de Datos Personales y sus requisitos relativos al procesamiento, recopilación, almacenamiento, recuperación y destrucción de registros de datos personales y/o datos sensibles. Esta política complementa, y no sustituye, a la Política de Privacidad vigente de EdgeUno.

EdgeUno conserva conjuntos de Datos Personales almacenados de conformidad con las bases de datos contractuales, reglamentarias y otras bases de datos legales aplicables a las modalidades de tratamiento de Datos Personales. Es importante que estos Registros estén protegidos contra pérdida, destrucción, falsificación, acceso no autorizado y divulgación no autorizada. Para ello, se utilizan diversos controles, como copias de seguridad, control de acceso y cifrado.

TEMPORALIDAD DE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Todos los Datos Personales se conservarán durante el plazo necesario para cumplir el objetivo para el que fueron recogidos, con fines lícitos, específicos e informados. El tiempo de conservación de los Registros se ajustará al plazo establecido por la ley, cuando proceda, y a las mejores prácticas del sector si no existe un requisito específico por parte de la Autoridad Reguladora.

 

Tipo de registro	Descripción de los datos	Período de conservación	Formato de descarte
Personas Información sobre contratación, Empleados	Nombre, número de identificación, sexo, fecha y lugar de nacimiento, dirección, datos familiares, datos bancarios, salario.	Hasta 5 años después de la rescisión del contrato de trabajo.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Personas Información relacionada con los historiales médicos de los empleados exigidos por ley o a efectos del seguro médico e información sobre seguridad laboral.	Nombre, número de identificación, sexo, fecha y lugar de nacimiento, dirección, datos sanitarios del empleado y/o su familia.	Hasta 20 años después de la extinción del contrato de trabajo.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Personas Candidatos a puestos vacantes	Nombre, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección, correo electrónico, sexo, información sobre educación y ocupaciones anteriores.	Desaprobación previa a la entrevista: 30 días Desaprobación posterior a la entrevista: 1 año. Aprobación del candidato: hasta 6 años después de la finalización del contrato de trabajo.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Personas Nómina y contrato individual de trabajo	Nombre, número de identificación, dirección, cuenta y datos bancarios, salario y obligaciones laborales e impuestos, funciones del puesto.	Nóminas: Hasta 10 años después de la extinción del del contrato. Contrato individual de trabajo: Hasta 10 años de la extinción del contrato de trabajo.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Personas Contratistas y/o Manos Remotas	Nombre, número de identificación, sexo, fecha y lugar de nacimiento, dirección, cuenta y datos bancarios, salario.	Hasta 10 años después de la finalización del Acuerdo de Consultoría.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Personas Información sobre bajas y absentismo	Nombre, número de identificación, sexo, fecha de nacimiento, información sanitaria. información sanitaria.	Hasta 20 años después de la extinción del contrato de trabajo.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Marketing Leads del sitio web	Correo electrónico, ubicación, dirección IP, empresa, nombre.	2 años después de la última actividad o en el plazo de 1 mes tras la revocación del consentimiento.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Marketing Imágenes de los empleados	Nombre, cargo, imagen (fotos y vídeos) para campañas y publicaciones en redes sociales de la empresa.	Durante la vigencia del contrato de trabajo o hasta 1 mes después de la retirada del consentimiento.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Marketing Contactos para eventos	Correo electrónico, ubicación, empresa, nombre.	Durante 2 años o hasta 1 mes después de la retirada del consentimiento.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Legal Ventas Adquisiciones Contratos de clientes, proveedores y socios	Nombre, número de identificación, número de teléfono, dirección IP, dirección y correo electrónico de los representantes legales y testigos.	Durante 10 años tras la finalización del Contrato.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Aviso jurídico Estatutos	Nombre, número de identificación, nacionalidad, dirección, estado civil, edad, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento de los representantes legales, accionistas y directores de la empresa.	Durante el período de existencia de la empresa y durante el período exigido por la ley después de este período.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Ventas Contactos	Nombre, cargo, número de identificación, teléfono, correo electrónico.	2 años después del contacto inicial sin respuesta o sin cerrar venta. Hasta 10 años después de la finalización del contrato de trabajo. Para hasta un mes después de la retirada del consentimiento.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Red PMO Datos Personales utilizados para la ejecución regular de Proveedores y Clientes.	Nombre, correo electrónico y número de teléfono de los representantes y contactos técnicos técnicos designados por los clientes y/o proveedores de la empresa.	Durante la vigencia del Contrato de Servicios.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Finanzas Nómina Recibo, comprobante de pago de salarios y recaudación de impuestos	Datos personales de la nómina: nombre, cargo, número de identificación fiscal, dirección e información bancaria.	Hasta 10 años después de la finalización del contrato de trabajo.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Seguridad Acceso a las instalaciones físicas	Datos biométricos	Hasta 1 mes después de la finalización del contrato de trabajo/consultoría.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Seguridad Sistema de videovigilancia	Videovigilancia de imágenes o vídeo.	Hasta 2 meses desde la recogida de imágenes/vídeos.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.
Seguridad Acceso a los sistemas de la empresa	Inicio de sesión, contraseña, nombre, correo electrónico personal, número de teléfono.	Hasta 5 años después de la finalización del contrato de trabajo.	Los datos se eliminan siguiendo las mejores prácticas del sector.

 

REFERENCIAS

La Tabla de Temporalidad de Datos Personales descrita anteriormente se complementa con las Políticas, Normas y Procedimientos Internos de EdgeUno, así como con la legislación aplicable, y debe interpretarse de acuerdo con los documentos referidos.

 

CONTACTO

Para ejercer los derechos anteriormente expuestos, los titulares de los datos personales pueden enviar sus solicitudes a la dirección de correo electrónico dpo@edgeuno.com con documentos que permitan confirmar su identidad, u otro documento escrito que cumpla los requisitos de la legislación pertinente. Tras el envío de la solicitud por escrito, se llevarán a cabo los procesos necesarios para que la solicitud se resuelva lo antes posible y en un plazo máximo de treinta (30) días.

Con el fin de garantizar la seguridad de los datos, EdgeUno podrá solicitar información para determinar si el solicitante es el titular de los datos personales objeto de la solicitud. Asimismo, EdgeUno podrá formular preguntas sobre la solicitud para asegurarse de que ésta se completa de conformidad con la finalidad de la solicitud del interesado. A todos los efectos del tratamiento de datos, EdgeUno cuenta con la figura del Delegado de Protección de Datos para actuar como canal de comunicación entre la empresa, los interesados y la Autoridad de Protección de Datos.