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RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES POLICY – Global EdgeUno Inc

Políticas y Directrices

Objeto

EdgeUno tiene la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de las legislaciones aplicables de protección de Datos Personales del país y sus requisitos relacionados con el procesamiento, recopilación, almacenamiento, recuperación y destrucción de registros de datos personales y/o sensibles. Esta política complementa, y no reemplaza, la Política de Privacidad vigente de EdgeUno.

EdgeUno mantiene conjuntos de Datos Personales almacenados de acuerdo con bases de datos contractuales, regulatorias y otras bases legales aplicables a las modalidades de procesamiento de Datos Personales. Es importante que estos Registros estén protegidos contra pérdida, destrucción, falsificación, acceso no autorizado y divulgación no autorizada. Para esto, se utilizan una variedad de controles, como copias de seguridad (backups), control de acceso y cifrado (encryption).

TEMPORALIDAD DE LA RETENCIÓN DE REGISTROS

Todos los Datos Personales se conservarán por el plazo necesario para cumplir el objetivo para el que fueron recopilados, para fines legales, específicos e informados. El tiempo de almacenamiento de los Registros deberá cumplir con el período prescrito establecido por la ley, cuando sea aplicable, y las mejores prácticas de la industria si no hay un requisito específico de la Autoridad Reguladora.

Tipo de Registro	Descripción de los Datos	Período de Retención	Formato de Descarte
Personas Información de Contratación, Empleados	Nombre, número de identificación, género, fecha y lugar de nacimiento, dirección, datos familiares, detalles bancarios, salario.	Hasta 5 años después de la terminación del contrato laboral.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Personas Información relacionada con los registros médicos del empleado requeridos por ley o para fines de seguro médico e información de seguridad laboral.	Nombre, número de identificación, género, fecha y lugar de nacimiento, dirección, datos de salud del empleado y/o la familia.	Hasta 20 años después de la terminación del contrato laboral.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Personas Candidatos para puestos de trabajo disponibles	Nombre, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección, correo electrónico, género, información educativa y ocupaciones anteriores.	Desaprobación previa a la entrevista: 30 días Desaprobación posterior a la entrevista: 1 año. Aprobación del candidato: hasta 6 años después de la terminación del contrato laboral.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Personas Nómina y Contrato Individual de Trabajo	Nombre, número de identificación, dirección, cuenta bancaria y detalles, salario y deberes laborales e impuestos, funciones del puesto.	Nómina: Hasta 10 años después de la terminación del contrato laboral. Contrato Individual de Trabajo: Hasta 10 años después de la terminación del contrato de trabajo.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Personas Contratistas y/o Manos Remotas	Nombre, número de identificación, género, fecha y lugar de nacimiento, dirección, cuenta bancaria y detalles, salario.	Hasta 10 años después del final del Acuerdo de Consultoría.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Personas Información sobre permisos y ausentismo	Nombre, número de identificación, género, fecha de nacimiento, información de salud.	Hasta 20 años después de la terminación del contrato laboral.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Marketing Clientes Potenciales Web	Correo electrónico, ubicación, Dirección IP, Empresa, Nombre.	2 años después de la última actividad o dentro de 1 mes de revocación de consentimiento.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Marketing Imágenes de empleados	Nombre, posición, imagen (fotos videos) para campañas publicaciones en redes sociales la empresa.	Por duración contrato de empleo o hasta 1 mes después de retiro del consentimiento.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Marketing Clientes Potenciales de Eventos	Correo electrónico, Ubicación, Empresa, Nombre.	Por 2 años hasta 1 mes retiro del consentimiento.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Legal Ventas Adquisiciones Contratos Clientes, Proveedores Socios	Nombre, número de identificación, número de teléfono, dirección IP, dirección y correo electrónico representantes legales testigos.	Por 10 años después del fin del Contrato.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Legal Estatutos Sociales	Nombre, número de identificación, nacionalidad, dirección, estado civil, edad, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento los representantes legales, accionistas, directores Compañía.	Para el periodo de existencia de la compañía, período requerido por ley después del periodo.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Ventas Prospectos	Nombre, título, número de identificación, teléfono, correo electrónico.	2 años contacto inicial sin respuesta o sin venta cerrada. Hasta 10 años fin de contrato laboral. Por hhasta un mes después de la retirada del consentimiento.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Red PMO Datos personales utilizados para la ejecución regular del Contrato de Proveedores y Clientes.	Nombre, correo electrónico, número de teléfono de representantes técnicos designados por los Clientes y/o Proveedores de la Compañía.	Por la duración del Acuerdo de Servicio.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Nómina Financiera Recibo, prueba de pago de salario, recaudación de impuestos	Información personal de nómina: nombre, cargo, número de identificación, número de identificación fiscal, dirección, información bancaria.	Hasta 10 años después del fin de empleo/contrato de consultante.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Seguridad Acceso a instalaciones físicas	Datos biométricos	Hasta 1 mes después del fin de empleo/acuerdo de consultoría.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Seguridad Sistema de monitoreo de video	Imágenes o video de monitoreo.	Hasta 2 meses desde la recopilación de imágenes/videos.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.
Seguridad Acceso a sistemas de la compañía	Nombre de usuario, contraseña, nombre, correo electrónico personal, número de teléfono.	Hasta 5 años después del fin del contrato laboral/de consultoría.	Los datos se eliminan utilizando las mejores prácticas de la industria.

REFERENCIAS

La Tabla de Temporalidad de Datos Personales descrita anteriormente y complementada por las Políticas, Estándares, Procedimientos Internos de EdgeUno, la ley aplicable debe interpretarse según los documentos referidos.

CONTACTO

Para ejercer los derechos establecidos anteriormente, los titulares de datos personales pueden enviar solicitudes a la dirección de correo electrónico dpo@edgeuno.com con documentos que permitan confirmar la identidad, otros documentos escritos cumplen los requisitos de la legislación pertinente. Después de enviar la solicitud por escrito, se llevarán a cabo los procesos necesarios para garantizar que la solicitud esté finalizada lo antes posible dentro de un máximo de treinta (30) días.

Para garantizar la seguridad de los datos, EdgeUno puede solicitar información para determinar si el titular de los datos personales solicitante es el sujeto del derecho. EdgeUno también puede hacer preguntas sobre la solicitud para asegurar que se complete el proceso de acuerdo con el propósito de la solicitud del titular de los datos. Para fines de procesamiento de datos, EdgeUno cuenta con un Oficial de Protección de Datos que actúa como canal de comunicación entre la empresa, los sujetos de datos y la Autoridad de Protección de Datos.

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